Note de frais : qu'est-ce que ton employeur te rembourse en 2026 ?

Au réel, sur justificatifs, tout ce que ton travail t'a obligé à avancer, sans plafond : la somme n'est ni cotisée ni imposée. Au forfait, l'Urssaf plafonne l'exonération, par exemple à 21,40 € le repas au restaurant en déplacement et à 56,80 € la nuit d'hôtel hors de Paris et de la petite couronne. Ce qui dépasse le plafond n'échappe aux cotisations que si tu fournis les justificatifs.

Au réel ou au forfait : deux façons d'être remboursé

Ton employeur a le choix, et la page « Les frais professionnels » de l'Urssaf décrit les deux. Au réel, il te rembourse ce que tu as effectivement payé, sur justificatifs : le ticket du restaurant, la facture de l'hôtel, le billet de train. Il n'y a alors aucune limite d'exonération. Pour que la somme échappe aux cotisations, ton employeur doit pouvoir prouver que tu as été contraint d'engager ces frais pour ton travail, et produire les justificatifs.

Au forfait, il te verse un montant fixe par repas, par nuit ou par kilomètre, sans te demander le ticket. Tant que ce forfait reste sous le plafond de l'Urssaf, aucun justificatif de la dépense n'est exigé : il suffit de montrer que la situation était professionnelle, par exemple que tu étais bien en déplacement ce jour-là.

Au-dessus du plafond, deux cas. Si rien ne montre que tu étais dans l'une des situations prévues, tout le forfait est traité comme un complément de salaire, soumis aux cotisations et contributions sociales dès le premier euro. Si la situation est établie, seule la part qui dépasse est cotisée, sauf si tu fournis les justificatifs : elle est alors exonérée elle aussi.

Une exception : si tu es président ou dirigeant d'une SAS, président-directeur général d'une société anonyme, ou gérant minoritaire ou égalitaire d'une SARL, les forfaits ne s'appliquent pas. Tes frais se remboursent uniquement au réel.

Ce que ta note de frais doit porter pour être remboursée

Ta note de frais est la pièce qui permet à ton employeur de prouver ce que l'Urssaf lui demande de prouver. Pour chaque dépense, elle porte donc la date, le lieu, le motif professionnel (le client visité, la formation, le chantier), la nature de la dépense et son montant, avec le justificatif joint quand le remboursement se fait au réel.

Pour tes kilomètres, l'Urssaf exige davantage : la carte grise du véhicule, et un état qui précise les kilomètres parcourus par jour et prouve que chaque déplacement était professionnel. Sans ces pièces, les indemnités kilométriques entrent dans l'assiette des cotisations.

Un exemple, deux jours de salon à Lyon. Tu avances 96 € de train et 95 € d'hôtel, remboursés au réel sur la facture : 191 € exonérés, sans plafond. Ton entreprise te verse en plus un forfait de 25 € par repas pour tes 3 repas au restaurant, sans ticket. Le plafond est de 21,40 € : sur chaque repas, 3,60 € dépassent. Ta note s'élève à 266 €, dont 10,80 € sont cotisés comme du salaire. Si tu joins les tickets de restaurant, ces 10,80 € sont exonérés aussi.

Ta voiture : le barème kilométrique fixe le plafond

Si tu dois prendre ta voiture personnelle pour un déplacement professionnel (un client, une formation), ton employeur peut te verser des indemnités kilométriques. Elles sont exonérées dans la limite du barème kilométrique fiscal, qui dépend de la puissance de la voiture et du nombre de kilomètres professionnels parcourus sur l'année. Pour une voiture électrique, l'indemnité est majorée de 20 %.

Le barème est annuel : sa formule s'applique au total de tes kilomètres professionnels de l'année. Dans son exemple, l'Urssaf prend un salarié qui a parcouru 5 800 km professionnels en 2025 avec une voiture de 5 CV : (5 800 x 0,357) + 1 395 € = 3 465,60 € exonérés.

Grand déplacement : le forfait baisse avec la durée de ta mission

Tu es en grand déplacement quand tu ne peux pas rentrer chez toi chaque soir : ton lieu de mission est à au moins 50 km de ta résidence, et les transports en commun ne permettent pas de faire le trajet en moins d'une heure trente. Ton employeur peut alors te rembourser tes repas et ton logement au réel, ou te verser un forfait par repas et un forfait par nuit.

Ces forfaits valent pour les trois premiers mois d'une mission, continus ou non. Ils baissent de 15 % à partir du quatrième mois, puis de 30 % à partir du vingt-cinquième. Le repas passe ainsi de 21,40 € à 18,20 €, puis à 15,00 €. Au-delà de six ans de mission, « aucune déduction forfaitaire n'est applicable », écrit l'Urssaf.

En outre-mer et à l'étranger

En Martinique, en Guadeloupe, en Guyane, à La Réunion, à Mayotte, à Saint-Pierre-et-Miquelon, à Saint-Barthélemy et à Saint-Martin, les forfaits sont fixés par jour depuis le 22 septembre 2023 : 120 € d'hébergement et 20 € par repas les trois premiers mois. En Nouvelle-Calédonie, à Wallis-et-Futuna et en Polynésie française, le repas passe à 24 €. Les mêmes réductions s'appliquent ensuite avec la durée.

À l'étranger, les montants de l'indemnité de mission sont publiés par le ministère de l'Économie, pays par pays. L'indemnité est réduite de 65 % si ton employeur te loge ou paie directement l'hôtel, de 17,5 % si tu es nourri à un repas, et de 35 % si tu es nourri aux deux.

Sur ta fiche de paie et ta déclaration de revenus

Un remboursement de frais n'est pas du salaire : tant qu'il reste dans les règles de l'Urssaf, il n'entre pas dans l'assiette des cotisations, et l'Urssaf rattache cette règle à l'article L242-1 du Code de la sécurité sociale. Il ne change donc ni ton salaire brut, ni tes cotisations.

Côté impôt, tout dépend de ton choix sur ta déclaration, selon la réponse de l'administration fiscale « Mon employeur me rembourse des frais professionnels, puis-je opter pour les frais réels ? ». Si tu gardes la déduction automatique de 10 %, tu n'as pas à déclarer les remboursements des frais causés par ton travail lui-même : déplacements, repas et hôtel en mission, invitations professionnelles. En revanche, une allocation qui couvre des dépenses courantes, déjà prises en compte par cette déduction, est imposable.

Cette déduction de 10 % vaut au minimum 509 € et au maximum 14 555 € par personne, précise la fiche « Frais professionnels : forfait ou frais réels » de Service-Public.

Si tu choisis les frais réels, tout s'inverse : tu ajoutes à tes salaires, dans les cases 1AJ à 1DJ, toutes les allocations pour frais que tu as reçues, forfaits et remboursements sur justificatifs compris, ainsi que la part patronale de tes titres-restaurant et la prise en charge de ton abonnement de transport. En échange, tu déduis la totalité de tes frais professionnels dans les cases 1AK à 1DK. Les règles de calcul de ces frais réels, trajet et repas compris, sont sur la page « Je déclare mes frais professionnels » d'impots.gouv.fr.

Dans le BTP, le transport ou la presse : ta note entre dans la base

Certains métiers appliquent un abattement pour frais professionnels sur la base des cotisations, la déduction forfaitaire spécifique : la construction (les ouvriers de chantier, pas le personnel administratif), le transport routier de marchandises, la propreté, l'aviation civile, les journalistes, les casinos et cercles de jeux, le spectacle, les voyageurs représentants placiers. Si ton employeur l'applique, il doit réintégrer tes remboursements de frais dans ton salaire brut avant l'abattement, et l'abattement est plafonné à 7 600 € par an. Il ne s'applique pas à la CSG et à la CRDS.

Ce dispositif disparaît peu à peu. L'arrêté du 4 septembre 2025 confirme sa sortie progressive dans ces huit secteurs, chacun selon son propre calendrier, et l'organise pour les autres professions concernées : chaque 1er janvier de 2026 à 2031, leur taux baisse d'une valeur égale à 15 % du taux applicable en 2025, arrondie à l'unité, et la déduction devient nulle au 1er janvier 2032. Ton employeur ne peut l'appliquer que si un accord collectif le prévoit ou si les représentants du personnel l'acceptent. À défaut, il doit te demander ton accord chaque année, et si tu ne réponds pas dans un délai raisonnable, ton silence vaut accord. Tu peux lui demander à tout moment d'en bénéficier ou d'en sortir, avec effet au 1er janvier de l'année suivante.

Ce que ta note de frais ne porte pas

Plusieurs frais se remboursent sans passer par une note, chacun avec sa règle : ils sont réunis, frais par frais, dans les plafonds de tous tes frais professionnels. Ton abonnement de transport pour aller travailler est pris en charge au moins pour moitié : le remboursement de l'abonnement de transport. Les primes pour venir travailler en voiture, à vélo ou en covoiturage ont leur propre plafond : les primes de mobilité et leurs montants. Le télétravail donne droit à une allocation forfaitaire par jour : les plafonds de l'indemnité de télétravail. Un repas pris sur place à cause de tes horaires se paie par une prime de panier, et tes titres-restaurant suivent les règles du ticket restaurant.

À l'inverse, une dépense personnelle que ton employeur paie à ta place, comme une voiture de fonction utilisée le week-end ou un logement, n'est pas un frais professionnel : c'est un avantage en nature, cotisé et imposé.