Frais professionnels : combien ton employeur te rembourse sans cotisations en 2026 ?

Ton employeur doit te rembourser ce que ton travail t'oblige à dépenser. Remboursée sur factures, la somme n'entre ni dans tes cotisations ni dans ton impôt. Versée au forfait, elle n'y échappe que sous le plafond de l'Urssaf : 21,40 € par repas au restaurant en déplacement, 55,20 € par mois pour l'usage de ton ordinateur personnel. Au-dessus, la différence est cotisée comme du salaire, sauf justificatifs.

Ce que ton employeur te doit

Un frais professionnel est une dépense que tu fais pour les besoins de ton travail : un repas ou un hôtel en déplacement, un billet de train, l'usage de ta voiture pour voir un client. « Les dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle sont des frais professionnels que l'employeur est tenu de lui rembourser », écrit l'Urssaf sur sa page « Frais professionnels » des taux et barèmes. Ce remboursement n'est pas du salaire : il n'entre pas dans ta rémunération et n'est soumis ni aux cotisations, ni à la CSG, ni à la CRDS, précise la fiche « Avantages en nature et frais professionnels : quelles sont les différences ? » de Service-Public.

Ton employeur choisit la façon de payer, et la page « Les frais professionnels » de l'Urssaf décrit les deux. Au réel, il te rembourse ce que tu as effectivement payé, sur justificatifs, sans limite d'exonération. Au forfait, il te verse un montant fixe par repas, par nuit, par kilomètre ou par mois : sous le plafond revalorisé chaque année, aucun justificatif de la dépense n'est demandé, il suffit de montrer que la situation était professionnelle. C'est au-dessus du plafond que les cas se séparent : la différence n'est exonérée que si tu fournis les justificatifs, et tout le forfait devient du salaire si rien ne prouve la situation.

Une exception : si tu es président ou dirigeant d'une SAS, président-directeur général d'une société anonyme, ou gérant minoritaire ou égalitaire d'une SARL, les forfaits ne s'appliquent pas à toi. Tes frais se remboursent uniquement au réel.

Repas, hôtel et kilomètres : ce que ta note de frais porte

Les repas, les nuits et les kilomètres d'un déplacement passent par ta note de frais. Tu es en grand déplacement quand ton lieu de mission est à au moins 50 km de chez toi et que les transports en commun ne permettent pas le trajet en moins d'une heure trente : tes forfaits de repas et de logement valent alors pour les trois premiers mois de la mission, puis baissent de 15 % à partir du quatrième mois et de 30 % à partir du vingt-cinquième. Tous les forfaits de la note, mois par mois, et ce que la note doit contenir pour que l'exonération tienne sont sur la page note de frais : remboursement, plafonds et justificatifs.

Pour ta voiture, les indemnités kilométriques sont exonérées dans la limite du barème fiscal, qui dépend de la puissance du véhicule et de tes kilomètres professionnels de l'année ; il est majoré de 20 % pour une voiture électrique. Ton employeur doit pouvoir produire la carte grise et un état des kilomètres parcourus chaque jour. Le barème complet, par puissance et par distance, est sur le barème kilométrique et son calcul.

Le petit déplacement : un barème à la journée

Si tu travailles dans une entreprise de travail temporaire, de travaux publics, du bâtiment, de la tôlerie, de la chaudronnerie ou de la tuyauterie industrielle, et que tu vas chaque jour sur des chantiers extérieurs, ton employeur peut te verser une indemnité de transport à la journée. Sa limite d'exonération suit la distance de ton trajet aller-retour : c'est la moitié de l'indemnité kilométrique d'une voiture de 4 CV, 0,606 € le km divisés par deux, multipliée par la distance.

Elle vaut ainsi 3,00 € par jour pour un trajet de 5 à 10 km, 15,20 € entre 40 et 50 km, 30,30 € entre 90 et 100 km, et 60,60 € entre 190 et 200 km. Elle est majorée de 20 % si ta voiture est électrique. Tes repas sur le chantier suivent le même barème que dans les autres secteurs.

Ton ordinateur, ta connexion, ton télétravail

Si tu utilises ton ordinateur, ton imprimante, ton téléphone portable ou ta connexion personnels pour ton travail, ton employeur peut te les rembourser sur factures. Quand il ne peut pas justifier la dépense réelle, il peut te verser un forfait, exonéré dans la limite de 55,20 € par mois pour le matériel, les consommables et la connexion.

Le télétravail a son propre forfait, par jour et par mois, plus élevé quand un accord collectif le prévoit, et il couvre déjà le matériel : les deux ne se cumulent pas. Ses montants sont sur la page indemnité de télétravail : montants et allocation forfaitaire.

Une mutation : hébergement provisoire, déménagement, installation

Si ton employeur te mute et que le trajet de ton ancien logement vers ton nouveau lieu de travail prend plus d'une heure trente, il peut prendre en charge ce que le changement te coûte. Au réel et sur factures seulement : le déménagement lui-même, le transport et l'hôtel de ta famille le jour du déménagement, jusqu'à trois voyages pour chercher ton nouveau logement, et le garde-meubles.

Au forfait, deux dépenses : l'hébergement provisoire et le surcoût de nourriture en attendant ton logement définitif, exonérés dans la limite de 85,10 € par jour pendant 9 mois au plus ; et l'installation dans ton nouveau logement (remise en service, remise en état, aménagement), exonérée dans la limite de 1 705,70 € pour une personne seule ou un couple, plus 142,20 € par enfant à charge, dans la limite de trois enfants.

Aller travailler : ce n'est pas une note de frais

Ton trajet entre chez toi et ton lieu de travail n'est pas un déplacement professionnel. Ton employeur paie obligatoirement 50 % de ton abonnement de transport public, temps partiel compris : le remboursement de ton abonnement de transport. Le reste est facultatif, chacun avec son plafond annuel : le forfait mobilités durables pour le vélo ou le covoiturage, et la prime de carburant ou de recharge si tu dois prendre ta voiture, tous deux sur la page forfait mobilités durables : montant et bénéficiaires. La prime carburant de l'État, elle, se demande aux impôts et ne passe pas par ton employeur.

La déduction forfaitaire spécifique : un abattement sur ta base de cotisations

Dans certains métiers aux frais élevés, ton employeur peut appliquer un abattement sur l'assiette de tes cotisations au lieu de raisonner frais par frais. Les métiers concernés sont listés à l'article 5 de l'annexe IV du code général des impôts : la construction (les ouvriers de chantier, pas le personnel administratif), le transport routier de marchandises, la propreté, l'aviation civile, les journalistes, les casinos et cercles de jeux, le spectacle, les voyageurs représentants placiers, entre autres. Ce qui compte est ton activité, pas celle de l'entreprise.

Ton employeur ne peut l'appliquer que si une convention ou un accord collectif le prévoit, ou si les représentants du personnel l'acceptent. Sinon, il lui faut ton accord, recueilli chaque année ; sans lui, l'abattement est réintégré dans ta base. Il doit aussi ajouter à ton salaire brut les remboursements de frais qu'il te verse, avant d'appliquer l'abattement.

L'exemple de l'Urssaf. Tu touches 29 000 € de salaire sur l'année et 6 000 € d'indemnités de frais, et ton métier ouvre un abattement de 25 %. La base avant abattement est de 35 000 €. L'abattement ferait 8 750 €, mais il est plafonné à 7 600 € par an : tes cotisations sont calculées sur 27 400 €. Sans la déduction, tes indemnités de frais restant dans les plafonds sortiraient de la base, qui serait de 29 000 €. L'abattement ne s'applique pas à la CSG ni à la CRDS, et ta base ne peut pas descendre sous le SMIC, majoré des primes et majorations légales.

Le dispositif s'éteint, et c'est l'arrêté du 4 septembre 2025 relatif aux frais professionnels déductibles qui fixe le calendrier. Huit secteurs ont le leur, avec l'année où la déduction y devient nulle. Pour toutes les autres professions de la liste, le taux baisse chaque 1er janvier, de 2026 à 2031, d'une valeur égale à 15 % du taux de 2025, arrondie au point le plus proche : la déduction est nulle à partir du 1er janvier 2032.

Si ton employeur te consulte faute d'accord collectif, ton silence dans un délai raisonnable vaut accord, précise l'arrêté. Tu peux aussi lui demander à tout moment d'entrer dans la déduction ou d'en sortir : le changement s'applique au 1er janvier de l'année suivante.

À l'impôt : 10 % d'office, ou tes frais réels

Côté impôt sur le revenu, l'administration retire d'office 10 % de tes salaires pour tes frais professionnels courants (trajet vers le travail, repas pris au travail), sans justificatif. Cette déduction vaut au moins 509 € et au plus 14 555 € pour chaque membre du foyer, précise la fiche « Frais professionnels : forfait ou frais réels » de Service-Public.

Si tu gardes ces 10 %, tu ne déclares pas ce que ton employeur te verse pour les frais de ton travail lui-même : tes déplacements (repas, hôtel, transport, quel que soit le mode), tes invitations professionnelles, les cadeaux faits pour ton entreprise. En revanche, une allocation qui couvre des dépenses courantes, déjà comptées dans les 10 %, est imposable, selon la réponse de l'administration fiscale « Mon employeur me rembourse des frais professionnels, puis-je opter pour les frais réels ? ».

Si tu choisis les frais réels, tout s'inverse. Tu ajoutes à tes salaires, dans les cases 1AJ à 1DJ, toutes les allocations pour frais reçues, forfaits et remboursements sur justificatifs compris, la part de tes titres-restaurant payée par ton employeur et sa prise en charge de tes trajets. En échange, tu déduis la totalité de tes frais dans les cases 1AK à 1DK. Ils doivent être rendus nécessaires par ton emploi, payés dans l'année, et justifiés.

Un exemple. Tu as déclaré 30 000 € de salaires : la déduction de 10 % vaut 3 000 €. Tu as roulé 10 000 km dans l'année pour ton travail, avec une voiture de 5 CV, sans indemnité de ton employeur pour ces trajets. Le barème kilométrique donne 4 965 € de frais réels, soit 1 965 € de déduction en plus : les frais réels l'emportent. S'il t'avait versé des indemnités pour ces kilomètres, tu les ajouterais d'abord à tes salaires.

Frais professionnel ou avantage en nature

Ce que ton employeur te fournit pour ta vie personnelle n'est pas un frais professionnel : une voiture de fonction que tu gardes le week-end, un logement, un ordinateur que tu utilises chez toi. C'est un avantage en nature, intégré à ta rémunération et soumis aux cotisations, à la CSG et à la CRDS. Son montant et sa retenue sur ta fiche de paie sont sur les avantages en nature et leur barème, et le cas du logement sur l'avantage en nature logement.